Een congres organiseren

Een congres organiseren is een tijdrovende klus waarin de nodige voorbereiding zit. Ga daarom goed voorbereid aan de slag met onze tips voor het organiseren van een succesvol congres. Als u vragen heeeft of begeleiding nodig hebt, bel of mail Podium O950.

Voorbereidingen op een congres

Begin op tijd met de voorbereiding

Een congres organiseren kost veel tijd. Start minimaal zes maanden van tevoren met de voorbereidingen en zorg dat de uitnodigingen uiterlijk 6-8 weken voor het congres verstuurd zijn. Zo kunnen bezoekers tijdig ruimte in hun agenda reserveren.

Zorg voor voldoende budget en capaciteit

Een congres hosten is al snel een prijzige aangelegenheid. Het inhuren van een evenementenbureau of een eventmanager kost geld maar levert vaak ook weer geld op. Breng van tevoren dus goed in kaart wat uw wensen zijn en zorg dat er voldoende budget beschikbaar is.

Een ander punt dat vaak wordt vergeten is het verzorgen van voldoende capaciteit bij de betrokken personen. Erg belangrijk, want het organiseren van een congres kost nu eenmaal tijd en u wilt niet dat verantwoordelijke personen zaken gaan afraffelen omdat ze er eigenlijk geen tijd voor hebben.

Zorg voor variatie in het programma

Een boeiend en inspirerend programma is belangrijk om bezoekers naar uw congres te krijgen. Om dit te realiseren is het slim om naar uw klanten en bezoekers te luisteren. Uiteindelijk gaat het er tenslotte om dat de bezoekers tevreden zijn en dit delen met de buitenwereld. Pas dus op dat u niet enkel sprekers uitnodigt die u zelf interessant vindt. Zorg daarnaast voor variatie in het programma. Een dag met alleen maar lezingen gaat ook vervelen. Varieer bijvoorbeeld met workshops of – als u toch enkel lezers heeft – dat deze niet alleen maar aan het praten zijn maar hun verhaal ook overbrengen met media zoals filmpjes.

Tip: sluit het congres af met een topspreker. Dit vergroot de kans dat bezoekers tot het einde van het congres blijven.

Kies een congreslocatie dat bij uw evenement past

Ook de locatie heeft een grote invloed op de uitstraling en het verloop van het congres. Denk na over wat uw evenement moet uitstralen en zorg dat alle benodigde faciliteiten aanwezig zijn. Zorg ook voor één aanspreekpunt binnen het conferentiecentrum die voor, tijdens en na het congres goed bereikbaar is. Dit werkt een stuk handiger dan dat u contact heeft met allerlei verschillende medewerkers. Maak met ons ook goede afspraken over uw wensen op het  gebied van bijvoorbeeld catering en het ontvangen van bezoekers.

Congrescentrum Podium O950 met prachtig uitzicht over de Maas en Rotterdam

Congrescentrum Podium O950 met prachtig uitzicht over de Maas en Rotterdam

Zet social media in voor de promotie

Social media zijn een mooie aanvulling op uw communicatiemix. Zo heeft u een gratis extra platform om nieuws rondom uw evenement onder de aandacht te brengen. Vraag aan de bezoekers om dit ook goed te gebruiken. Daarnaast zijn social media geschikt om de interactie met uw doelgroep aan te gaan en uw event meer tot leven te brengen.

Zorg dat de techniek goed is geregeld

Techniek is geweldig, als het tenminste werkt. Zorg dus dat alle zaken met betrekking tot techniek goed zijn geregeld. Test alles op voorhand en zorg dat er voor essentiële zaken een back-up plan is. Zo voorkomt u dat een spreker halverwege zijn verhaal wordt afgebroken door falende techniek of dat er toch geen beamer blijkt te zijn.

Spreek een duidelijke taakverdeling af

Naast het regelen van voldoende capaciteit qua personeelsuren is het ook belangrijk om een heldere taakverdeling af te spreken. Door goede afspraken is voor iedereen duidelijk wie wat doet en voorkomt u dat zaken niet zijn uitgevoerd omdat de ene collega dacht dat de andere het zou doen. Een belangrijke bijdrage in het soepel verlopen van het congres.

Plan een evaluatie in voor uw evenement!

Bedenk van tevoren hoe u omgaat met de evalutie van uw evenement. Wie betrekt u daarbij? Hoe verzamelt u de feedback en verbeterpunten? En bekijk dan na afloop van het congres wat goed en niet goed ging. En trek hier vervolgens lering uit voor de volgende keer dat u een congres georganiseert. Zo organiseert u de volgende keer een nog beter congres!

Checklist en stappenplan congres organiseren

Op internet zijn veel checklists en stappenplannen te vinden die helpen bij het organiseren van een congres. We hebben hieronder een handige checklist neergezet. Wellicht dat u er baat bij heeft bij het organiseren van uw congres. Feedback is van harte welkom.

Een congres organiseren is een tijdrovende klus waarin de nodige voorbereiding zit. Ga daarom goed voorbereid aan de slag met onze tips voor het organiseren van een succesvol congres. Als u vragen heeeft of begeleiding nodig hebt, bel of mail Podium O950.

Voorbereiding congres

  • Bepaal de doelstelling(en)
  • Wat is/zijn de doelgroep(en)?
  • Wat is het thema of onderwerp van het congres?
  • Maak een inschatting van het aantal bezoekers

Intern organiseren of uitbesteden?

  • Bekijk of er voldoende tijd en expertise beschikbaar is of dat u expertise inhuurt
  • Stel een werkgroep samen met verschillende expertises (inhoudelijk en organisatorisch)
  • Is er voldoende budget?

Begroting maken

Budgetteren geeft zicht in de haalbaarheid van het congres.

  • Ga uit van vaste en variabele kosten
  • Bepaal de deelnemers fee (met eventuele kortingen – denk ook aan een vroegboekkorting)
  • Zijn er sponsorinkomsten?
  • Bouw een go/no go moment in
  • Neem standaard een 10% onvoorzien post op in de begroting

Planning

  • Stel de datum/data vast
  • Kies data die past bij de doelgroep
  • Let op vakanties en overige (sport)evenementen
  • Start ruim van te voren (6 tot 12 maanden)

Zoek een passende congreslocatie

  • Passend bij de doelgroep
  • Onderscheidend / verrassend
  • Hou rekening met bereikbaarheid
  • Moet voldoen aan de randvoorwaarden van het congres

Programma

  • Nodig sprekers uit
  • Zorg voor een goede dagvoorzitter
  • Bedenk interactieve werkvormen
  • Zijn er deelsessies/workshops

Draaiboek

  • Voorbereidend draaiboek / actielijsten
  • Verdeel de acties onder de werkgroepleden naar kennis en kunde
  • Maak ook draaiboeken per dag

Aankleding en huisstijl

  • Bepaal welke uitstraling je wilt creëren om je deelnemers te raken
  • Wat is er voor nodig om dat te verwezenlijken?

Leveranciers

  • Welke leveranciers zijn er nodig?
  • Vraag verschillende offertes aan en vergelijk

Uitnodigingen

  • Stel mailinglijst(en) op
  • Plan voor de verschillende momenten:
    • Ssave the date (ver van te voren)
    • Uitnodigingen
    • Reminders
    • Bedankt brief/mail aan de sprekers
    • Bedankt brief/mail aan de leveranciers

PR en communicatie

  • Maak een communicatie en social media plan
  • Bekijk advertentiemogelijkheden
  • Vermeldingen op relevante websites plaatsen

Registratie en administratie

  • On-line? Maak een registratiesite
  • Bijhouden financiële administratie
  • Versturen van facturen

Tijdens het congres

  • Regel on-site management, iemand die de regie in handen heeft
  • Zorg voor een goede briefing vooraf
  • Zorg voor één persoon die fungeert als aanspreekpunt voor alle leveranciers
  • Zorg voor gastheren/-vrouwen

Evaluatie

  • Extern; Ervaring deelnemers, leveranciers
  • Intern; Organisatorische verbeterpunten
  • Stel een financieel eindverslag op

Een congres organiseren is een tijdrovende klus waarin de nodige voorbereiding zit. Ga daarom goed voorbereid aan de slag met onze tips voor het organiseren van een succesvol congres. Als u vragen heeeft of begeleiding nodig hebt, bel of mail Podium O950.